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Enterprise-Content- & Dokumentenmanagement
PLUSmodul für transparente und revisionssichere Archivierung

Hier PDF zum herunterladen mit allen Informationen     

 

 

Herausragende Eigenschaften
  • Perfekte Anbindung an syslog.ERP
  • Revisionssichere Archivierung und Recherche aus der syslog-Oberfläche heraus
  • Umfangreiche Ordnungs- & Suchoptionen und ein hoher Automatisierungsgrad
  • Klare Zuordnung von eingehenden Belegen durch eindeutige Schlüssel
  • Klare Zuordnung zurückkehrender Belege mittels Barcodes

„… Vorgänge -vor allem etwas zurückliegende- lassen sich jetzt schneller und lückenlos nachvollziehen.“

„… der einfache Zugriff aus anderen Bereichen überrascht anfangs. Aber nach kurzer Zeit möchte man
nicht mehr darauf verzichten…“

„… bereits während der Einführungsphase wurde klar, wie viel Zeit bisher mit der Suche nach Dokumenten, Belegen und Unterlagen blockiert war!“

„… nimmt jeder Prüfung und jedem Prüfer den Wind aus den Segeln!

Automatische Belegarchivierung

  • Die internen Belegarten, die beim Ausdruck vollautomatisch archiviert werden sollen, können selbst bestimmt werden
  • Durch die automatische Archivierung ist sichergestellt, dass tatsächlich alle relevanten Belege archiviert werden, wie es für eine revisionssichere Archivierung erforderlich ist. Die Belege werden online verschlagwortet und im PDF-Format archiviert

Übersichtliche Vorgangsakte

  • syslog.ECM bringt Ordnung in Ihren Belegeingang, da jeder eingehende Beleg mit einem Vorgang in syslog.ERP verknüpft wird. Nicht nur Lieferschein und Eingangsrechnung, sondern auch elektronische Dokumente wie zum Beispiel eMails, Bilder, PDFs … können einem Vorgang zugeordnet werden. Papierbelege müssen hierfür natürlich gescannt werden.
  • Zur Belegverschlagwortung stehen drei Verfahren zur Verfügung:
    1. Aus dem Vorgang heraus wird ein Barcode generiert und das mit dem Barcode versehene Dokument anschließend gescannt.
    2. Gescannte oder elektronische Dokumente werden per Drag & Drop mit den Vorgangsdaten verschlagwortet.
    3. Gescannte oder elektronische Dokumente werden manuell einer Dokumentenart zugeordnet und manuell verschlagwortet

Ordnung mittels Barcode

  • Belege, wie zum Beispiel Speditionspapiere, die quittiert wieder zum Unternehmen zurückkehren, werden sofort mit dem entsprechenden Barcode ausgedruckt und können so beim Rücklauf bequem eingescannt werden
  • Sind gescannte Belege vorerst keinem Vorgang zuzuordnen, werden sie zwischengespeichert
  • Die Zuordnung zu Vorgängen erfolgt anschließend manuell durch den Anwender

Komfortable Verschlagwortung

  • Bei der Verschlagwortung der Dokumente in EasyArchiv können alle Datenfelder des Ausdrucks verwendet werden
  • Die Verschlagwortung von externen, nicht vorgangsbezogenen Dokumenten geschieht durch eine kundenindividuelle Klassifizierung, die als Vorlage abgelegt wird. Somit ist es möglich eine eigene Akten-Ablagestruktur zu definieren und über syslog.ECM zu archivieren
  • Beispiele: Personalakte, Vertragsakte, Versicherungsakte, Maschinenakte

Inter-Disziplinär

  • Ob in syslog.ERP, CRM, WEB oder INTRANET, verknüpfte Dokumente stehen in allen Anwendungen an entsprechender Arbeitsumgebung automatisch zur Verfügung

Freie Rechercheoptionen

  • In syslog.ERP gibt es mehrere Möglichkeiten,
    nach archivierten Belegen zu suchen. Vorgangsbezogene Dokumente werden bevorzugt in den Archivdialogen des Verkaufs und des Einkaufs recherchiert
  • Alternativ steht eine Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche zur Verfügung. Diese kann aus dem Arbeitsumfeld heraus direkt aufgerufen werden z.B. aus den Eingabemasken für Debitoren, Kreditoren, Artikelstamm…
  • Eine Installation zusätzlicher Komponenten ist am syslog.ERP Arbeitsplatz nicht erforderlich
  • Neben syslog.ERP kann auch mit dem EASY WEB-Client auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Mit Hilfe des EASY  ist auch über die syslog.WEB Anbindung die Beauskunftung der verknüpften Vorgangsdokumente möglich